Privacy · Avyo

Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026 (concept, nog te controleren door de privacy officer).

Avyo helpt collega's elkaar te vinden op basis van expertise. Daarvoor verwerken we zo min mogelijk gegevens, alleen voor dat doel. Avyo is geen beoordelingsinstrument: er zijn geen ranglijsten, punten of scores per persoon.

Welke gegevens

Uit Microsoft 365: je naam, e-mailadres, functie, afdeling, locatie en profielfoto.
Wat je zelf invult: expertise, skills, opleiding, certificaten, talen, ervaring, wanneer je meestal tijd hebt, je spreekuur en je meldingsinstellingen.
Je vragen (titel, omschrijving, expertise, bijlagen en schermafbeeldingen), de berichten in je gesprekken en de oplossingen bij afgeronde vragen (verbindingen).
Wat je aangeeft in Avyo: “Hier heb ik wat aan”, de geschatte tijdwinst bij het afronden, “Was dit de juiste persoon?”, een bedankje, “Ik heb deze vraag ook”, “Ook geholpen”, “Ik wil dit leren” en “Niet mijn terrein”. Avyo gebruikt dit om de juiste collega's voor te stellen en om (alleen op organisatieniveau) te meten of Avyo helpt.
Wanneer je voor het laatst in Avyo was, en een logboek van beheeracties (wie wat wijzigde of verwijderde, met reden).

Wie ziet wat

Je profiel en gedeelde oplossingen zien alle collega's.
Een privévraag zien jij, de collega's aan wie Avyo hem voorlegt of die jij toevoegt, en de moderator van je afdeling (titel en omschrijving, om op te volgen als niemand helpt). Kies je “alleen aan deze collega's”, dan zoekt Avyo niet zelf verder.
Een openbare vraag kan iedereen openen en hulp bij aanbieden; staat hij een dag zonder hulp, dan staat hij ook bij Vragen › Openbaar.
Gesprekken bij een privévraag zijn alleen voor de deelnemers. Ook beheerders en moderators lezen ze niet, behalve een bericht dat iemand meldt. In een groepsgesprek lezen alle experts aan wie de vraag is voorgelegd mee.
Bij een openbare vraag is ook het gesprek openbaar: iedereen in de organisatie kan meelezen; meeschrijven kan na “Ik kan helpen”.
Beheerders zien cijfers op organisatie- en afdelingsniveau, en bij een vraag alleen het aantal gesprekken en berichten. Leidinggevenden zien een maandoverzicht van hun afdeling zonder namen bij vragen die bleven liggen.

AI en het taalmodel

Avyo kan op twee manieren slimmer zoeken:

Matchen op betekenis gebeurt met een klein taalmodel (multilingual-e5-small) dat op de eigen server draait. Daarvoor gaan geen gegevens naar buiten. Het vergelijkt de tekst van vragen, expertise, profielen en gedeelde oplossingen.
De Avyo-assistent (alleen als de beheerder AI aanzet; jouw beheerder kiest dit) gebruikt een AI-dienst (Claude van Anthropic of Azure OpenAI). Naar die dienst gaan: de titel en omschrijving van je vraag terwijl je typt; een schermafbeelding alleen als je die zelf plakt of kiest; tekst die je op je profiel plakt (bijv. uit je cv of LinkedIn) om voorstellen te doen; en van mogelijke experts naam, functie, afdeling, expertise en titels van vragen waarbij ze eerder hielpen (alleen gedeelde oplossingen). Bij het afronden van een vraag kan de vraagsteller de assistent vragen de oplossing uit het gesprek te halen: alleen dan, en alleen op zijn verzoek, gaat zijn eigen gesprek (met voornamen) naar de AI-dienst; het voorstel wordt niet bewaard. Verder nooit gesprekken of privévragen van anderen. Geplakte cv-tekst wordt niet bewaard. De AI-dienst gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.

Hoe lang

Meldingen: zoals je organisatie instelt (standaard tot je ze zelf verwijdert).
Berichten in gesprekken: zoals je organisatie instelt (standaard zolang de vraag bestaat). De vraag en een gedeelde oplossing blijven, zodat collega's ze kunnen vinden.
Je profiel: zolang je in dienst bent. Bij vertrek deactiveert de beheerder je account; gedeelde oplossingen krijgen dan een nieuwe eigenaar.

Waar staan de gegevens

In de Microsoft Azure-omgeving van je organisatie, binnen de EU. Voor de Avyo-assistent gaat de genoemde tekst naar de gekozen AI-dienst.

Jouw rechten